Wir wollen nahe an unseren Kunden sein, deswegen haben wir unsere Test Center auf mehrere Standorte verteilt. Damit können wir an verschiedenen Orten operieren, müssen uns aber auch der Herausforderung stellen, die Kommunikation zwischen den Einheiten und der Zentrale sowie den Kunden optimal zu gestalten.

Kommunikation mit Online-Tools und Face-to-Face Meetings

Wenn Teams an verschiedenen Standorten am gleichen Projekt arbeiten, ist eine ständige Abstimmung wichtig. In unseren Test Centern wird über Online-Tools wie beispielsweise Skype konferiert. Diese Werkzeuge haben sich auch als direkter Messenger etabliert und werden als Chaträume genutzt, wenn es zum Beispiel eine kurze Nachfrage gibt. Dank der Online-Tools muss nicht für jedes Problem ein Video-Call initiiert werden. Die kurzen Nachrichten über den Chat sichern auch einen ständigen Fluss der Kommunikation, was die verschiedenen Teams intensiver verbindet.

Ganz auf reale Treffen wird aber nicht verzichtet: Regelmäßig gibt es Teamtreffen an einem der Standorte. Besonders neue Mitarbeiter lernen dann die anderen Teammitglieder kennen. Es werden zudem Workshops durchgeführt, um gemeinsam intensiv an Lösungen zu arbeiten. Aktivitäten wie Kollaboration in einer Gruppe oder Brainstorming sind über Videochat oft langwierig – es ist effektiver, die Test Center Mitarbeiter an einem Whiteboard zu versammeln und Ideen einzubringen. Wenn man dennoch im Online-Meeting arbeitet, ist es bei solchen Prozessen wichtig, dass immer alle Mikros der Teilnehmer offen sind und man das Meeting nicht verlassen darf. Das kann zum Beispiel über multiple Videofenster sichergestellt werden.

Kontinuierliche Kundenkommunikation- und information

Viele Kunden wollen auch zwischen den offiziellen Meetings auf dem Laufenden gehalten werden, manchmal haben die Teams auch Nachfragen zu bestimmten Requirements. Da man selten dem Kunden einen Zugriff zu seiner Entwicklungsumgebung gibt, braucht es einfache und schnelle Informationswege. Hier helfen Video-Calls bei den täglichen Scrum-Stand-Ups, aber auch Software wie Teamviewer. Damit kann man dem Kunden einen Blick auf den eigenen Bildschirm geben, ohne dass dieser direkt Zugriff haben muss. So kann man den Fortschritt eines Softwaretests schnell und einfach demonstrieren und sich gegenseitig austauschen. Auch bei der Kundenkommunikation gibt es regelmäßige Face-to-Face-Meetings in dessen Räumlichkeiten oder in einem der Test Center sowie begleitende schriftliche Berichte.

Die persönlichen Treffen haben auch den Vorteil, dass man sein Gegenüber kennen lernt und einem Avatar ein Gesicht geben kann. Bei Problemen und Eskalationen haben sich diese persönlichen Treffen ebenfalls als bester Kommunikationsablauf bewährt. Es empfiehlt sich, diesen Kontakt immer so schnell wie möglich zu suchen, wenn im Testumfeld etwas aus dem Plan läuft.

Fazit

Mit wenigen Mitteln kann man – auch dank der Online-Tools – die optimale Kommunikation zwischen Teams und mit Kunden sicherstellen. Damit lässt sich das Test Center Team auch einfach in die Informationsprozesse einbinden.